Política de privacidad con arreglo a la Ley finlandesa de protección de datos (1050/2018) y al Reglamento general de protección de datos (“RGPD”) UE (679/2016)
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: iLOQ Oy
CIF: 1842821-6
Dirección: Elektroniikkatie 10, 90590 OULU
En la presente Política de privacidad, el responsable del tratamiento también puede denominarse «nosotros».
DATA PROTECTION OFFICER
Nombre: Jaana Klinga
Teléfono: +358 44 435 2403
Correo electrónico: jaana.klinga@iloq.com
CATEGORÍAS DE INTERESADOS
La Política de privacidad de iLOQ Oy concierne a las siguientes categorías de interesados:
- personas que contactan con iLOQ Oy por correo electrónico o a través del servicio;
- personas que pertenecen a los registros de clientes, proveedores o socios de iLOQ Oy;
- personas que buscan empleo en iLOQ Oy.
En esta Política de privacidad, los interesados también pueden denominarse «usted» y «ellos».
CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES
Podemos recoger las siguientes categorías de datos personales de los interesados de las secciones 3.1) – 3.3):
- información básica y de contacto, como nombre completo, dirección, números de teléfono y direcciones de correo electrónico;
- otro tipo de información obtenida con el consentimiento del interesado.
También podemos recoger las siguientes categorías de datos personales de los interesados de la sección 3.1):
- datos sobre su dispositivo, como información sobre el dispositivo que utiliza: tipo de dispositivo, su dirección IP y diversos datos de diagnóstico;
- información de usuario, como nombre de usuario, contraseña y otra identificación única de navegación, información de búsquedas y otra información relativa a su uso de nuestros servicios.
También podemos recoger las siguientes categorías de datos personales de los interesados de la sección 3.2):
- información relativa a la relación con el cliente, como información de facturación y pago, información sobre productos, servicios y pedidos, información relativa a las opiniones de los clientes, contactos y cancelación.
También podemos recoger las siguientes categorías de datos personales de los interesados de la sección 3.3):
- nacionalidad, edad, sexo, cargo o profesión y lengua materna;
- antecedentes laborales y fotografía.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales de los interesados de las secciones 3.1) – 3.3) pueden tratarse con los siguientes fines:
- prestación de servicio al cliente;
- mejora de la experiencia de nuestros usuarios;
- análisis y estadísticas;
- para permitir el cumplimiento de nuestras obligaciones legales y reglamentarias.
Los datos personales de los interesados de la sección 3.1) también pueden tratarse con los siguientes fines:
- gestión y desarrollo de la relación con el cliente;
- mercadotecnia, encuestas y estudios de mercado.
Los datos personales de los interesados de la sección 3.2) también pueden tratarse con los siguientes fines:
- intercambio de información de contacto con el consentimiento del interesado.
Los datos personales de los interesados de la sección 3.3) también pueden tratarse con los siguientes fines:
- gestión y desarrollo de las relaciones con solicitantes de empleo.
Los datos personales también pueden ser tratados por filiales de iLOQ Oy, si las hubiera, de conformidad con el RGPD y la Ley finlandesa de protección de datos.
BASE JURÍDICA PARA EL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento tiene derecho a tratar los datos personales de los interesados sobre la base de:
- el consentimiento recibido de los interesados;
- el cumplimiento de un contrato en el que el interesado actúa como persona de contacto del organizador;
- la obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento.
FUENTES HABITUALES DE INFORMACIÓN
La información relativa a los interesados se obtiene habitualmente:
- de los propios interesados por teléfono, Internet, correo electrónico o de otra forma similar;
- mediante cookies y otras tecnologías similares;
- de currículos y cartas de solicitud de empleo;
PERIODO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
El responsable del tratamiento no conservará los datos personales más tiempo del necesario, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento de los datos personales.
- Los datos de clientes y personas de contacto se conservarán hasta que dejen de ser útiles o el interesado solicite su supresión.
- Las solicitudes de empleo abiertas y las cartas de presentación se conservan durante 6 meses, tras lo cual se suprimen del correo electrónico de iLOQ Careers.
El responsable del tratamiento inspecciona mensualmente la necesidad de los datos personales conservados.
CATEGORÍAS DE DESTINATARIOS DE LOS DATOS PERSONALES
Los destinatarios de los datos personales pueden encontrarse dentro de las siguientes categorías:
- Filiales de iLOQ Oy;
- terceros que ofrecen servicios en la nube;
- terceros que ofrecen servicios de contabilidad, contratación, mercadotecnia y auditoría;
- terceros que asisten a iLOQ en el cumplimiento de sus obligaciones legales.
La información relativa a los interesados puede comunicarse con el consentimiento del interesado con fines de mercadotecnia, de conformidad con la Ley finlandesa de protección de datos y el RGPD.
La información de contacto relativa a los interesados puede comunicarse a terceros con el consentimiento del interesado, de conformidad con la Ley finlandesa de protección de datos y el RGPD.
COMUNICACIÓN DE DATOS Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN HABITUALES FUERA DE LA UE O EL ESPACIO ECONÓMICO EUROPEO
La información puede transferirse y conservarse en un servidor fuera de la UE o del Espacio Económico Europeo para su tratamiento por parte del responsable o por una filial del responsable del tratamiento en nombre de este, con arreglo al RGPD y a la Ley finlandesa de protección de datos.
DERECHOS DE LOS INTERESADOS
El interesado puede ejercer todos los derechos que se indican a continuación.
En todas las cuestiones relativas al tratamiento de los datos personales y en los casos que conlleven el ejercicio de sus derechos, el interesado debe ponerse en contacto con el responsable del tratamiento y, en particular, con la persona de contacto del responsable del tratamiento en materia de protección de datos. Para ejercer los derechos, el interesado debe ser identificado de forma fiable por el responsable del tratamiento.
Derecho de inspección
Una vez presentada la información adecuada y necesaria, el interesado tiene derecho a conocer los datos que el responsable del tratamiento ha conservado sobre él, si los hubiera. Al tiempo que proporciona la información solicitada al interesado, el responsable del tratamiento también debe informarle de las fuentes habituales de información, de los fines para los que se emplean los datos personales, así como de los destinatarios a los que se comunican habitualmente.
Derecho de rectificación y supresión
El interesado tiene derecho a solicitar al responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos e incompletos que le conciernen.
El interesado puede solicitar al responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernen, si:
- los datos personales ya no son necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo;
- el interesado retira el consentimiento en el que se basa el tratamiento;
- los datos personales han sido tratados ilícitamente; o
- los datos personales deben suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento.
Si el responsable del tratamiento no acepta la solicitud de rectificación o supresión de los datos personales del interesado, deberá comunicarle su decisión al interesado por escrito. Dicha decisión debe incluir los motivos por los que no se ha aceptado la solicitud. Posteriormente, el interesado puede elevar la cuestión a las autoridades competentes (Supervisor Europeo de Protección de Datos).
El responsable del tratamiento debe informar de la rectificación o supresión de los datos personales a la parte a la que los haya comunicado o de la que los haya recibido. No obstante, no existe tal obligación cuando el cumplimiento de la misma resulte prácticamente imposible o no sea razonable.
Derecho de limitación del tratamiento
El interesado puede solicitar al responsable del tratamiento la limitación del tratamiento de los datos personales que le conciernen cuando concurra una de las circunstancias siguientes:
- el interesado impugne la exactitud de los datos personales, durante un plazo que permita al responsable verificar la exactitud de los mismos;
- el tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; o
- el responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Si el responsable del tratamiento ha basado la limitación del tratamiento de los datos personales en los criterios anteriormente mencionados, el responsable lo notificará al interesado antes de suprimir la limitación.
Derecho de oposición al tratamiento de los datos personales
Cuando se traten datos personales con fines de mercadotecnia directa, el interesado tendrá derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan para dicha mercadotecnia, lo que incluye la elaboración de perfiles en la medida en que esté relacionada con dicha mercadotecnia directa.
Derecho a la portabilidad de los datos
El interesado tendrá derecho a recibir los datos personales que le conciernan, que haya facilitado a un responsable del tratamiento, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y tiene derecho a transmitir dichos datos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable al que se los hubiera facilitado.
Derecho a retirada del consentimiento
Cuando la base jurídica para el tratamiento de los datos personales sea el consentimiento del interesado, este tendrá derecho a retirar su consentimiento.
DERECHO A PRESENTAR UNA RECLAMACIÓN ANTE UNA AUTORIDAD DE CONTROL
El interesado tendrá derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, si considera que el tratamiento de los datos personales que le conciernen infringe el RGPD. La reclamación puede presentarse en el Estado miembro de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la presunta infracción.
FUSIONES Y ADQUISICIONES
En relación con las fusiones, adquisiciones o venta de activos de todos los segmentos que componen la sociedad iLOQ Oy, la entidad adquirente, así como sus socios comerciales, obtendrá acceso a los datos gestionados por iLOQ Oy, y esto puede incluir datos personales. En el caso anteriormente mencionado, dichas partes externas firmarán un acuerdo de confidencialidad con iLOQ Oy, que cubre la posible comunicación de datos personales.
PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS
iLOQ Oy realiza todos los esfuerzos razonables para mantener las garantías físicas, electrónicas y administrativas para proteger la información personal del acceso no autorizado o inadecuado, pero iLOQ Oy señala que Internet no siempre es un medio seguro. iLOQ Oy limita el acceso a la información sobre los interesados únicamente al personal de iLOQ Oy que necesita conocer dicha información, por ejemplo, para responder a las consultas o solicitudes realizadas por los interesados.