Privacybeleid krachtens de Finse wet op de gegevensbescherming (1050/2018) en de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (679/2016)

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Naam: iLOQ Oy
Bedrijf-ID: 1842821-6
Adres: Elektroniikkatie 10, 90590 OULU

In dit privacybeleid kan de verwerkingsverantwoordelijke ook worden aangeduid als ‘wij’.

DATA PROTECTION OFFICER

Naam: Jaana Klinga
Telefoon: 044 435 2403
E-mail: wnnan.xyvatn@vybd.pbz

DE BETROKKEN CATEGORIEËN

Het privacybeleid van iLOQ Oy heeft betrekking op de volgende categorieën:

• personen die via e-mail of via de servicedienst contact opnemen met iLOQ Oy;
• personen die behoren tot de klant-, leveranciers- of partnerregisters van iLOQ Oy;
• personen die bij iLOQ Oy solliciteren.

In dit privacybeleid kunnen betrokkenen ook worden aangeduid als ‘u’ en ‘zij’.

DE CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS

We kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen van de betrokkenen van paragraaf 3.1) – 3.3):

• basis- en contactgegevens zoals volledige naam, adres, telefoonnummers en e-mailadressen;
• mogelijke andere gegevens die worden verzameld met toestemming van de betrokkene.

We kunnen ook de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen van de betrokkenen van paragraaf 3.1) – 3.3):

• gegevens over uw apparaat, zoals informatie over het apparaat dat u gebruikt: type van uw apparaat, uw IP-adres en verschillende diagnostische gegevens;
• gebruikersinformatie, zoals gebruikersnaam, wachtwoord en andere unieke identificatie, zoekinformatie en andere informatie met betrekking tot uw gebruik van onze diensten.

We kunnen ook de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen van de betrokkenen van paragraaf 3.2):

• informatie over de klantrelatie, zoals factuur- en betalingsinformatie, product-, service- en bestelinformatie, informatie over klantfeedback, contacten en annulering.

We kunnen ook de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen van de betrokkenen van paragraaf 3.3):

• nationaliteit, leeftijd, geslacht, titel of beroep en moedertaal;
• werkachtergrond en foto.

DOEL VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens van de betrokkenen van paragraaf 3.1) – 3.3) kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• klantenservice;
• verbetering van onze gebruikerservaring;
• analyse en statistieken;
• om ons in staat te stellen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen te voldoen.

Persoonsgegevens van de betrokkenen van paragraaf 3.1) kunnen ook worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• beheer en ontwikkeling van de klantrelatie;
• marketing, marktonderzoek en studies.

Persoonsgegevens van de betrokkenen van paragraaf 3.2) kunnen ook worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• uitwisseling van contactgegevens met toestemming van de betrokkene

Persoonsgegevens van de betrokkenen van paragraaf 3.3) kunnen ook worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• beheer en ontwikkeling van relaties met sollicitanten

Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt door gelieerde bedrijven van iLOQ Oy, in overeenstemming met de AVG en de Finse wet op de gegevensbescherming.

RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING

De verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om de persoonsgegevens van de betrokkenen te verwerken op basis van:

• toestemming ontvangen van de betrokkenen;
• uitvoering van een contract waarin de betrokkene optreedt als contactpersoon van de organisator;
• wettelijke verplichting waaraan de verwerkingsverantwoordelijke is onderworpen.

REGELMATIGE INFORMATIEBRONNEN

Informatie over de betrokkenen wordt regelmatig verzameld:

• van betrokkenen zelf via telefoon, internet, e-mail of op een vergelijkbare manier;
• met cookies en andere soortgelijke technieken;
• CV’s en sollicitatiebrieven;

PERIODE WAARIN DE PERSOONSGEGEVENS WORDEN OPGESLAGEN

De verwerkingsverantwoordelijke bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is, rekening houdend met het doel van de verwerking van persoonsgegevens.

• Gegevens van klanten en contactpersonen worden opgeslagen totdat ze niet meer nuttig zijn of de betrokkene om verwijdering verzoekt.
• Open sollicitaties en sollicitatiebrieven worden opgeslagen gedurende 6 maanden, waarna ze worden verwijderd uit de e-mail van iLOQ Careers.

De verwerkingsverantwoordelijke controleert de noodzaak van de persoonsgegevens die maandelijks worden opgeslagen.

CATEGORIEËN ONTVANGERS VAN PERSOONSGEGEVENS

De ontvangers van persoonsgegevens kunnen behoren tot de volgende categorieën:

• gelieerde bedrijven van iLOQ Oy;
• derden die clouddiensten aanbieden;
• derden die boekhoudkundige, wervings-, marketing- en controlediensten aanbieden;
• derden die iLOQ Oy helpen bij de nakoming van zijn wettelijke verplichtingen.

Informatie over betrokkenen kan worden bekendgemaakt met toestemming van de betrokkene voor marketingdoeleinden in overeenstemming met de Finse wet op de gegevensbescherming en de AVG.

Contactgegevens over betrokkenen kunnen aan derden worden bekendgemaakt met toestemming van de betrokkene in overeenstemming met de Finse wet op de gegevensbescherming en de AVG.

REGELMATIGE BEKENDMAKING VAN GEGEVENS EN INFORMATIEOVERDRACHT BUITEN DE EU OF DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

Informatie kan worden overgedragen en opgeslagen op een server buiten de EU of de Europese Economische Ruimte om te worden verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke of het gelieerde bedrijf van de verwerkingsverantwoordelijke namens de verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de AVG en de Finse wet op gegevensbescherming.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

De betrokkene heeft het recht om alle hieronder genoemde rechten te gebruiken.

In alle zaken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en in gevallen waarin zijn/haar rechten worden uitgeoefend, moet de betrokkene contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke en, in het bijzonder, de contactpersoon van de verwerkingsverantwoordelijke voor gegevensbescherming. Om de rechten uit te oefenen, moet de betrokkene op betrouwbare wijze worden geïdentificeerd door de verwerkingsverantwoordelijke.

Recht op inzage

Na de juiste en noodzakelijke informatie te hebben verstrekt, heeft de betrokkene het recht om te weten welke gegevens de verwerkingsverantwoordelijke over hem/haar heeft opgeslagen. Bij het verstrekken van de gevraagde informatie aan de betrokkene, moet de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene ook informeren over de regelmatige informatiebronnen, voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden gebruikt en aan wie deze regelmatig worden bekendgemaakt.

Recht op rectificatie en wissing

De betrokkene heeft het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken de onjuiste en onvolledige persoonsgegevens over de betrokkene te rectificeren.

De betrokkene kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens over de betrokkene te wissen, als:

• de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• de betrokkene de toestemming intrekt waarop de verwerking is gebaseerd;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting in de wetgeving van de EU of van een lidstaat waaraan de verwerkingsverantwoordelijke is onderworpen.

Als de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek van de betrokkene om de persoonsgegevens te corrigeren of te wissen niet accepteert, moet hij de betrokkene een schriftelijke beslissing hierover geven. De beslissing moet de redenen bevatten waarom het verzoek niet is ingewilligd. De betrokkene kan de zaak vervolgens doorsturen naar de relevante autoriteiten (Ombudsman voor gegevensbescherming).

De verwerkingsverantwoordelijke moet de partij aan wie de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens heeft bekendgemaakt of de persoonsgegevens heeft ontvangen informeren over de rectificatie of wissing van persoonsgegevens. Een dergelijke verplichting bestaat echter niet wanneer de nakoming van de verplichting praktisch onmogelijk of anderszins onredelijk zou zijn.

Recht op beperking van de verwerking

De betrokkene kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene te beperken wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:

• de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te verifiëren;
• de verwerking is onwettig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en vraagt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan; of
• de verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar de persoonsgegevens zijn vereist door de betrokkene voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

Als de verwerkingsverantwoordelijke de beperking van de verwerking van persoonsgegevens op en volgens de bovengenoemde criteria heeft gebaseerd, stuurt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een mededeling voordat de beperking wordt verwijderd.

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, heeft de betrokkene altijd het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor dergelijke marketing, waaronder profilering voor zover het verband houdt met dergelijke direct marketing.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

De betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens die hij of zij aan een verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en heeft het recht om die gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden zonder belemmering van de verwerkingsverantwoordelijke aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens de toestemming van de betrokkene is, heeft de betrokkene het recht zijn/haar toestemming in te trekken.

RECHT OM EEN KLACHT BIJ EEN TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT IN TE DIENEN

De betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, indien de betrokkene van mening is dat de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG. De klacht kan worden ingediend in de lidstaat waar hij/zij gewoonlijk verblijft of werkt of op de plaats van de vermeende inbreuk.

FUSIES EN OVERNAMES

In verband met fusies, overnames of desinvestering van alle delen van de bedrijfsactiviteiten van iLOQ Oy’s zullen de overnemende entiteit en zijn zakenpartners toegang krijgen tot gegevens die worden beheerd door iLOQ Oy, inclusief persoonsgegevens. In het bovengenoemde geval zullen dergelijke externe partijen een geheimhoudingsovereenkomst met iLOQ Oy afsluiten, die betrekking heeft op de mogelijke openbaarmaking van persoonsgegevens.

GEGEVENSBESCHERMINGSPRINCIPES

iLOQ Oy spant zich naar redelijkheid in om fysieke, elektronische en administratieve veiligheidsmaatregelen te handhaven om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde of ongepaste toegang, maar iLOQ Oy merkt op dat het internet niet altijd een veilig medium is. iLOQ Oy beperkt de toegang tot informatie over betrokkenen alleen tot het personeel van iLOQ Oy dat de informatie moet kennen, bijvoorbeeld om te reageren op vragen of verzoeken van de betrokkenen.