Politika zasebnosti na podlagi finskega zakona o varstvu podatkov (1050/2018) in Splošne uredbe o varstvu podatkov EU (GDPR) (679/2016)

UPRAVLJAVEC

Ime: iLOQ Oy
Poslovni ID: 1842821-6
Naslov: Yrttipellontie 10, 90230 OULU

V tej politiki zasebnosti se osebni zaimek »mi« lahko uporablja za upravljavca.

KONTAKTNA OSEBA PRI UPRAVLJAVCU

Ime: Pasi Kiljunen

Telefon: 0403170250

E-pošta: cnfv.xvywhara@vybd.pbz

KATEGORIJE POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI

Politika zasebnosti družbe iLOQ Oy zadeva naslednje kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki:

  • osebe, ki stopijo v stik z družbo iLOQ Oy preko e-pošte ali storitve,
  • osebe, ki so navedene v registrih strank, dobaviteljev ali partnerjev družbe iLOQ Oy,
  • osebe, ki se želijo zaposliti pri družbi iLOQ Oy.

V tej politiki zasebnosti se osebna zaimka »vi« in »njih« lahko uporabljata za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki.

 KATEGORIJE OSEBNIH PODATKOV

Od posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točk 3.1) do 3.3) lahko zbiramo naslednje kategorije osebnih podatkov:

  • osnovne podatke in kontaktne informacije, kot so ime, naslov, telefonske številke in e-poštni naslovi,
  • morebitne druge podatke, pridobljene na podlagi soglasja posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Prav tako lahko od posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točke 3.1) zbiramo naslednje kategorije osebnih podatkov:

  • podatki o vaši napravi, kot npr. podatki o napravi, ki jo uporabljate: vrsta naprave, vaš IP naslov in različni diagnostični podatki,
  • podatki o uporabniku, kot npr. uporabniško ime, geslo in drugi edinstveni identifikatorji glede brskanja, iskanja in drugi podatki, ki zadevajo vašo uporabo naših storitev.

Prav tako lahko od posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točke 3.2) zbiramo naslednje kategorije osebnih podatkov:

  • podatki o odnosu s stranko, kot npr. podatki za obračun in plačilo, podatki o produktih, storitvah in naročilih, podatki glede povratnih informacij stranke, kontaktih in preklicih.

Prav tako lahko od posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točke 3.3) zbiramo naslednje kategorije osebnih podatkov:

  • narodnost, starost, spol, naziv ali poklic in materni jezik,
  • delovne izkušnje in fotografija.

NAMEN OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV

Osebni podatki posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točk 3.1) do 3.3) se obdelujejo za naslednje namene:

  • storitve za stranke,
  • izboljševanje uporabniške izkušnje,
  • analizo in statistiko,
  • da lahko delujemo v skladu z našimi zakonskimi in regulativnimi obveznostmi.

Osebni podatki posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točke 3.1) se prav tako obdelujejo za naslednje namene:

  • vodenje in razvoj odnosa s stranko,
  • trženje, tržne raziskave in študije.

Osebni podatki posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točke 3.2) se prav tako obdelujejo za naslednje namene:

  • izmenjavo kontaktnih podatkov s soglasjem posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

Osebni podatki posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz točke 3.3) se prav tako obdelujejo za naslednje namene:

  • vodenje in razvoj odnosa z iskalcem zaposlitve

Osebne podatke lahko obdelujejo tudi povezane družbe iLOQ Oy, in sicer v skladu z uredbo GDPR in finskim zakonom o varstvu podatkov.

PRAVNA PODLAGA ZA OBDELAVO

Upravljavec ima pravico do obdelave osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, na podlagi:

  • soglasja, prejetega od posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki,
  • izvajanja pogodbe, kjer posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nastopa kot kontaktna oseba organizatorja,
  • pravne obveznosti, kjer upravljavec deluje kot subjekt.

REDNI VIRI PODATKOV

Podatki o posameznikih, na katere se nanašajo osebni podatki, se redno zbirajo:

  • od samih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in sicer preko telefona, interneta, e-pošte ali na drug podoben način,
  • s piškotki ali z drugo podobno tehnologijo,
  • z življenjepisi in prijavami za delo.

ČAS HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec osebnih podatkov ne bo hranil dlje, kot je potrebno, pri čemer se upošteva namen obdelave osebnih podatkov.

  • Podatki o stranki in kontaktni osebi bodo shranjeni, dokler bodo uporabni oz. dokler zadevni posameznik ne zaprosi za njihov izbris.
  • Prošnje za odprta delovna mesta in spremna pisma se hranijo 6 mesecev, nakar se izbrišejo iz e-pošte iLOQ Careers.

Upravljavec mesečno spremlja potrebo po shranjenih osebnih podatkih.

KATEGORIJE PREJEMNIKOV OSEBNIH PODATKOV

Prejemniki osebnih podatkov lahko obsegajo naslednje kategorije:

  • povezane družbe iLOQ Oy,
  • tretje osebe, ki ponujajo storitve v oblaku,
  • tretje osebe, ki ponujajo storitve računovodenja, zaposlovanja, trženja in revidiranja,
  • tretje osebe, ki družbi iLOQ Oy pomagajo pri izpolnjevanju njihovih zakonskih obveznosti.

Podatki, ki zadevajo posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, se lahko razkrijejo za tržne namene na podlagi soglasja teh posameznikov v skladu s finskim zakonom o varstvu podatkov in uredbo GDPR.

Kontaktni podatki, ki zadevajo posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, se lahko razkrijejo tretjim osebam na podlagi soglasja teh posameznikov v skladu s finskim zakonom o varstvu podatkov in uredbo GDPR.

REDNO RAZKRITJE PODATKOV IN PRENOS PODATKOV IZVEN EU ALI EVROPSKEGA GOSPODARSKEGA PROSTORA

Podatki se lahko prenesejo in shranijo na strežnik izven EU ali Evropskega gospodarskega prostora, kjer jih upravljavec ali povezana družba upravljavca v imenu upravljavca obdeluje v skladu z uredbo GDPR in finskim zakonom o varstvu podatkov.

PRAVICE POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico do vseh spodaj navedenih pravic.

V vseh zadevah v zvezi z obdelavo osebnih podatkov in v zadevah, ki vključujejo uveljavljanje njihovih pravic, naj posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki stopijo v stik z upravljavcem in še posebej s kontaktno osebo pri upravljavcu za zadeve v zvezi z varstvom podatkov. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, mora biti zanesljivo identificiran s strani upravljavca podatkov za uveljavljanje svojih pravic.

Pravica do vpogleda

Po posredovanju ustreznih in potrebnih podatkov ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico vedeti kakšne podatke o njem hrani upravljavec podatkov. Pri posredovanju zahtevanih podatkov posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, mora upravljavec posameznika prav tako obvestiti o rednih virih podatkov, za kakšne namene se osebni podatki uporabljajo in komu se redno razkrivajo.

Pravica do popravka in izbrisa

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati, da upravljavec popravi netočne in nepopolne osebne podatke, ki se nanašajo na posameznika.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko od upravljavca podatkov zahteva izbris osebnih podatkov posameznika, če:

  • osebni podatki niso več potrebni v zvezi z namenom, za katerega so bili zbrani ali obdelani,
  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, umakne svoje soglasje, na katerem temelji obdelava podatkov,
  • se osebni podatki obdelujejo nezakonito, ali
  • je osebne podatke potrebno izbrisati zaradi skladnosti s pravnimi obveznostmi v EU ali zakonodaje države članice, ki ureja upravljavca.

Če upravljavec podatkov zavrne prošnjo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki glede popravka ali izbrisa osebnih podatkov, mora posamezniku posredovati odločitev v pisni obliki. Odločitev mora vključevati razloge, zakaj je prišlo do zavrnitve. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko v tem primeru zadevo prijavi ustreznemu organu (varuh za varstvo osebnih podatkov).

Upravljavec mora subjekta, kateremu je razkril osebne podatke ali od katerega je prejel osebne podatke, obvestiti o zahtevi za popravek ali izbris osebnih podatkov. Vendar pa ta obveza ne obstaja, če je izpolnitev te obveze praktično nemogoča ali kako drugače nerazumna.

Pravica do omejitve obdelave

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko od upravljavca podatkov zahteva omejitev obdelavo osebnih podatkov posameznika v primerih, kjer velja eno od navedenega:

  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki izpodbija točnost osebnih podatkov, za čas, v katerem ima upravljavec možnost preveriti točnost osebnih podatkov,
  • obdelava je nezakonita, posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki pa nasprotuje izbrisu osebnih podatkov in namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe, ali
  • upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, vendar pa posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, še vedno potrebuje osebne podatke za uveljavitev, izvedbo ali obrambo pred pravnimi zahtevki.

Če je upravljavec omejitev obdelave osebnih podatkov oprl na zgornje kriterije, bo upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, pred odpravo omejitve poslal obvestilo.

Pravica do ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov

Če se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico do ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj za takšne tržne namene, kar vključuje tudi profiliranje do obsega, ki se nanaša na takšno neposredno trženje.

Pravica do prenosljivosti podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki ima pravico do prejema svojih osebnih podatkov, ki jih je posredoval upravljavcu v strukturirani, strojno berljivi obliki in pogosto uporabljeni obliki, kot tudi pravico do prenosa teh podatkov na drugega upravljavca, ne da bi ga upravljavec, kateremu so bili posredovani osebni podatki pri tem oviral.

Pravica do umika soglasja

Tam kjer je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov soglasje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ta posameznik pravica do umika svojega soglasja.

PRAVICA DO VLOŽITVE PRITOŽBE PRI NADZORNEM ORGANU

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu, če posameznik meni, da obdelava njegovih osebnih podatkov krši uredbo GDPR. Pritožbo lahko vloži v državi članici, v kateri ima svoje prebivališče, delovno mesto ali v državi članici, v kateri je prišlo do domnevne kršitve.

ZDRUŽITVE IN PREVZEMI

Kar zadeva združitve, prevzeme ali odprodaje celotnega premoženja družbe iLOQ Oy, prevzemni subjekt, kot tudi njegovi poslovni partnerji, pridobijo dostop do podatkov, s katerimi upravlja družba iLOQ Oy, kar lahko vključuje tudi osebne podatke. V prej omenjenem primeru takšni zunanji subjekti sklenejo sporazum o nerazkrivanju z družbo iLOQ Oy, ki vključuje tudi morebitno razkritje osebnih podatkov.

NAČELA VARSTVA PODATKOV

Družba iLOQ Oy si na vse razumne načine prizadeva vzdrževati fizične, elektronske in administrativne zaščitne ukrepe za varovanje osebnih podatkov pred nepooblaščenim ali neustreznim dostopom, vendar pa družba iLOQ Oy opozarja, da splet ni vedno varen medij. Družba iLOQ Oy dostop do podatkov o posameznikih, na katere se nanašajo osebni podatki, omogoča samo osebju družbe iLOQ Oy, ki morajo biti seznanjeni s temi podatki, npr. zaradi odgovarjanja na vprašanja ali zahteve, ki jih posredujejo ti posamezniki.