Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) (679/2016) mukainen tietosuojaseloste.

REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: iLOQ Oy
Y-tunnus: 1842821-6
Osoite: Elektroniikkatie 10, 90590 OULU

Tässä tietosuojaselosteessa rekisterinpitäjään voidaan viitata myös sanalla ”me”.

TIETOSUOJAVASTAAVAN TIEDOT

Nimi: Jaana Klinga
Puhelin: 044 435 2403
Sähköposti: wnnan.xyvatn@vybd.pbz

REKISTERÖITYJEN KATEGORIAT

iLOQ Oy:n tietosuojaseloste koskee seuraavia rekisteröityjen kategorioita:

3.1) henkilöt, jotka ottavat yhteyttä iLOQ Oy:n sähköpostin tai verkkosivujen kautta;
3.2) henkilöt, jotka kuuluvat iLOQ Oy:n asiakas-, toimittaja- tai yhteistyökumppanirekisteriin;
3.3) henkilöt, jotka hakevat töitä iLOQ Oy:ltä Careers-sähköpostin kautta.

Tässä tietosuojaselosteessa rekisteröityihin voidaan viitata myös sanoilla ”sinä” tai ”te”.

HENKILÖTIETOKATEGORIAT

Osiossa 3.1) – 3.3) mainituista rekisteröityjen ryhmistä voidaan kerätä seuraaviin kategorioihin kuuluvia henkilötietoja:

• perus- ja yhteystiedot, kuten koko nimi, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet;
• mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty rekisteröidyn suostumuksella.

Osiossa 3.1) mainituista rekisteröityjen ryhmistä voidaan kerätä myös seuraaviin kategorioihin kuuluvia henkilötietoja:

• tietoja käytetystä laitteesta, kuten laitteen tyyppi, IP-osoite ja erilaiset diagnostiikkatiedot;
• käyttäjän tietoja, kuten käyttäjätunnusta, salasanaa ja muuta yksilöityä tietoa palvelumme käytöstä;

Osiossa 3.2) mainituista rekisteröityjen ryhmistä voidaan kerätä myös seuraaviin kategorioihin kuuluvia henkilötietoja:

• asiakassuhteita koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote-, palvelu- ja tilaustiedot, asiakaspalautetta, yhteystietoja ja peruutuksia koskevat tiedot.

Osiossa 3.3) mainituista rekisteröityjen ryhmistä voidaan kerätä myös seuraaviin kategorioihin kuuluvia henkilötietoja:

• kansallisuus, ikä, sukupuoli, työnimike ja äidinkieli;
• työtausta, valokuva.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Osiossa 3.1) – 3.3) mainittujen rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakaspalvelu;
• asiakaskokemuksen kehittäminen;
• analyysit ja tilastot;
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoito.

Osiossa 3.1) mainittujen rekisteröityjen henkilötietoja voidaan myös käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakassuhteen johtaminen ja kehittäminen;
• markkinointi, markkinointikyselyt ja tutkimukset.

Osiossa 3.2) mainittujen rekisteröityjen henkilötietoja voidaan myös käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• yhteystietojen jakamiseen rekisteröityjen suostumuksella.

Osiossa 3.3) mainittujen rekisteröityjen henkilötietoja voidaan myös käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• rekrytointitoiminnan hoitaminen.

Henkilötietoja voivat käsitellä myös iLOQ Oy:n tytäryhtiöt EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja seuraavien perusteella:

• rekisteröityjen antama suostumus;
• kun pannaan täytäntöön sopimus, jossa rekisteröity on järjestäjän yhteyshenkilö; tai
• rekisterinpitäjän laillinen velvoite.

SÄÄNNÖLLISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityjä koskevia tietoja kerätään säännöllisesti:

• henkilöiltä itseltään, sekä sivuston lomakkeiden avulla;
• evästeillä ja vastaavalla teknologialla;
• CV:n, hakemuksen tai saatekirjeen kautta;

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja kauemmin kuin on tarpeen ottaen huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen.

• Asiakastiedot ja yhteyshenkilötiedot säilytetään, kunnes niiden tarve lakkaa tai kunnes rekisteröity pyytää niiden poistamista.
• Avoimia työhakemuksia säilytetään iLOQ Careers sähköpostipalvelussa 6 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan.

Rekisterinpitäjä tarkastaa säilytyksessä olevien tietojen tarpeellisuuden kuukausittain.

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJIEN KATEGORIAT

Henkilötietojen vastaanottajat voivat kuulua seuraaviin kategorioihin:

• iLOQ Oy:n osakkuusyhtiöt;
• pilvipalveluja tarjoavat kolmannet osapuolet;
• tilintarkastus-, rekrytointi-, markkinointi- ja auditointipalveluja tarjoavat kolmannet osapuolet;
• kolmannet osapuolet, jotka auttavat iLOQ Oy:tä täyttämään sen lakisääteiset velvoitteet.

Rekisteröityjä koskevat tiedot voidaan luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella markkinointitarkoituksiin Suomen tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisteröityjä koskevat yhteystiedot voidaan luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella kolmansille osapuolille Suomen tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

TIETOJEN SÄÄNNÖLLINEN LUOVUTUS JA SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLA

Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai rekisterinpitäjän osakkuusyhtiön rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla mainittuja oikeuksia.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä ti-lanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään ja ensisijaisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tietosuoja-asioissa. Oikeuksia käyttääkseen rekisteröidyn on tunnistauduttava luotettavasti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tarkistaa tiedot

Kun rekisteröity on esittänyt riittävät ja tarpeelliset tiedot, hänellä on oikeus tietää mitä tietoja rekisterinpitäjä on tallentanut hänestä tai onko tietoja ylipäänsä tallennettu. Kun rekisterinpitäjä on antanut pyydetyt tiedot rekisteröidylle, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle säännönmukaiset tietolähteet sekä se, mihin henkilötietoja käytetään ja minne tietoja säännöllisesti luovutetaan.

Oikeus korjata ja poistaa tietoja

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan rekisteröityä koskevat väärät tai puutteelliset henkilötiedot.

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jos:

• henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten niitä on kerätty tai muutoin käsitelty;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon tietojen käsittely perustuu;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava EU-lainsäädännön tai jäsenvaltion lainsäädännön rekisterinpitäjälle asettaman lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.

Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy rekisteröidyn pyyntöä korjata tai poistaa henkilötietoja, sen on annettava kirjallinen päätös asiasta rekisteröidylle. Päätöksen täytyy sisältää kaikki syyt sille, miksi pyyntöä ei täytetä. Rekisteröity voi siirtää asian sopiville viranomaisille (tietosuojavaltuutettu).

Rekisterinpitäjän täytyy ilmoittaa osapuolille, joille rekisterinpitäjä on luovuttanut henkilötietoja tai joilta rekisterinpitäjä on vastaanottanut henkilötietoja, henkilötietojen korjaamisesta tai poistamisesta. Velvoitetta ei kuitenkaan muodostu, mikäli velvoitteen täyttäminen olisi käytännössä mahdotonta tai muuten kohtuutonta.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä seuraavissa tapauksissa:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen tarkkuuden, jolloin tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa siksi ajaksi, jona rekisterinpitäjä tarkistaa henkilötietojen tarkkuuden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja pyytää sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista; tai
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyä varten, mutta rekisteröity tarvitsee tietoja oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos rekisterinpitäjä on perustanut henkilötietojen käsittelyn rajoittamisen yllä mainituille kriteereille, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen rajoituksen poistamista.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Kun henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tällaista markkinointia varten ja tällaiseen suoramarkkinointiin liittyvää profilointia varten.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle antamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä välittää näitä tietoja toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän, jolle tiedot on annettu, estämättä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity näkee henkilötietojensa käsittelyn olevan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaista. Valitus voidaan tehdä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröity asuu tai työskentelee tai jossa väitetty rikkomus on tapahtunut.

YHTEENSULAUTUMISET JA YRITYSOSTOT

iLOQ Oy:n liiketoiminnan kaikkia osia koskevien yhteensulautumisten, yritysostojen tai pakkosiirtojen tapauksessa yrityksen haltuunsa ottava yksikkö ja sen liiketoimintakumppanit saavat pääsyn iLOQ Oy:n hallinnoimiin tietoihin, joihin saattaa sisältyä henkilötietoja. Yllä mainitussa tapauksessa ulkopuoliset osapuolet solmivat iLOQ Oy:n kanssa salassapitosopimuksen, joka kattaa mahdollisen henkilötietojen luovutuksen.

TIETOSUOJAN PERIAATTEET

iLOQ Oy käyttää kaikkia kohtuullisia keinoja suojatakseen henkilötiedot fyysisesti, elektronisesti ja hallinnollisesti kaikelta valtuuttamattomalta ja sopimattomalta käsittelyltä, mutta huomauttaa, että internet ei aina ole turvallinen viestintäkanava. iLOQ Oy rajoittaa rekisteröityjen tietoihin pääsyn vain iLOQ Oy:n henkilökunnalle, jonka täytyy saada tiedot esimerkiksi rekisteröityjen kyselyihin tai pyyntöihin vastaamista varten.